Conseil d’administration

Président

En tant que président, c’est vous qui avez le plus de responsabilités. Vous animez les réunions et vous vous assurez du bon déroulement des opérations, conjointement avec le gestionnaire de l’entretien ou avec l’entreprise de gestion immobilière habilitée.

Vous communiquez avec les membres, les organismes externes, les avocats, les comptables et les entrepreneurs selon les besoins. Le président doit aussi être au courant de ce qui se passe, notamment en ce qui a trait aux améliorations, aux projets, aux réparations, etc., ainsi qu’à la santé financière de l’organisation.

Vous devez aussi vous assurer que toutes les activités liées à la livraison de biens et la prestation de services à l’organisation respectent les lois fédérales, provinciales et municipales, ainsi que les règlements, les politiques et les arrêtés.

Vice-président

En tant que vice-président, vous jouez le rôle de dirigeant en l’absence du président, mais vous travaillez aussi avec le président dans l’exécution de ses responsabilités.

La principale tâche du vice-président est d’aider le président. Vous êtes parfois à la tête de sous-comités importants, et assumez souvent des responsabilités dont le président ne peut s’occuper.

Trésorier

Comme trésorier, vous agissez à titre de directeur des finances. Vous êtes responsable de la tenue des comptes, et fournissez des renseignements importants sur la situation financière de votre organisation. Vous préparez des rapports financiers annuels, créez des documents budgétaires, et présentez des mises à jour mensuelles sur la situation financière au conseil d’administration.

Vous travaillez en étroite collaboration avec le groupe de gestion financière, le cabinet comptable ou le vérificateur. Vous vous occupez aussi de payer les factures, de percevoir les paiements et de rapprocher les relevés bancaires mensuels.

Secrétaire

En tant que secrétaire, vous êtes responsable des travaux d’écritures, et réalisez la plupart des responsabilités administratives du conseil d’administration.

Vous êtes responsable de prendre des notes pendant les réunions et de distribuer les procès-verbaux, de signer les documents, de distribuer les documents de communication, et d’agir en tant qu’archiviste principal du conseil d’administration. Le secrétaire sollicite parfois l’aide des directeurs pour la distribution des documents.

Signataire autorisé

Comme signataire autorisé, vous êtes responsable d’effectuer la deuxième vérification lors de la distribution de fonds. Vous vous assurez que le montant du chèque est le bon, que la date du chèque et la date de la facture correspondent, et que la dépense respecte les politiques.

Membre du conseil d’administration ou directeur

En tant que membre du conseil d’administration ou directeur, vous jouez un rôle important, qui consiste à voter sur les enjeux qui touchent votre logement et les logements de vos voisins. Vous avez un grand sens du devoir, et vous comprenez comment vos décisions ont des répercussions sur un grand nombre de personnes.
Au moment de voter sur des plans financiers, des projets et des enjeux en matière d’entretien, vous agissez dans l’intérêt supérieur de votre communauté.

Matériel du Conseil d’administration

Ces outils sont fournis à titre d'exemple seulement. Ils sont une combinaison d'outils qui ont été créés et utilisés par les équipes de gestion des biens, et d'outils génériques provenant de diverses sources. Ils sont destinés à servir d'exemples que vous pouvez utiliser pour développer les outils qui répondent le mieux aux besoins de votre organisation.